Hướng dẫn đơn giản về RFI

Nếu bạn đang muốn đầu tư vào một công cụ mới cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ cần phải thực hiện nghiên cứu của mình.

Trong nhiều trường hợp, nghiên cứu đó sẽ bắt đầu bằng Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI).

Bạn không chắc chắn RFI là gì? Chúng tôi đã giới thiệu cho bạn trong hướng dẫn nhanh này.

Tải xuống ngay: Mẫu RFP miễn phí

RFI có nghĩa là gì?

RFI hoặc Yêu cầu thông tin là một công cụ giáo dục được sử dụng bởi các nhóm mua sắm để hiểu các tùy chọn có sẵn để giải quyết một vấn đề hoặc hoàn thành một nhiệm vụ.

Ví dụ: nếu một doanh nghiệp cần một giải pháp máy chủ mới, họ sẽ gửi một RFI và các công ty cung cấp máy chủ sẽ phản hồi để chia sẻ thêm thông tin về sản phẩm và dịch vụ của họ để giáo dục nhóm mua sắm.

RFI rất quan trọng vì chúng giảm điểm mù và trao quyền cho nhóm của bạn để đưa ra quyết định tốt hơn. Với nhiều thông tin hơn theo ý của bạn, bạn có thể hiểu thị trường và hiểu rõ hơn về những câu hỏi bạn sẽ cần hỏi khi tiến lên trong quá trình mua sắm.

RFI so với RFP

Cả RFI và RFP đều là các công cụ được sử dụng khi mua sắm các công cụ, dịch vụ hoặc nhà cung cấp mới. Tuy nhiên, Yêu cầu đề xuất (RFP) khác với Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) theo một số cách, bao gồm cả thời gian và loại thông tin được yêu cầu.

RFI là bước đầu tiên mà một công ty thực hiện để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp tiềm năng, như được mô tả ở trên. Mục tiêu chính của nó là thu thập thông tin chứ không phải để đưa ra quyết định cuối cùng. Sau khi các RFI được gửi, công ty sẽ xem xét chúng và đưa ra danh sách lựa chọn tốt nhất, trang bị thêm thông tin chi tiết. Sau đó, họ thường sẽ gửi một RFP.

Yêu cầu Đề xuất là một yêu cầu chính thức để các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp được lựa chọn đáp ứng một cơ hội hợp đồng cụ thể. Tài liệu chỉ định phạm vi và giá cả để các nhà cung cấp tiềm năng có thể đặt giá thầu cho tác phẩm.

Các giá thầu này sau đó được so sánh để hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhà cung cấp và lựa chọn phù hợp nhất. RFP là một tài liệu quyết định, vì vậy các câu hỏi được nhắm mục tiêu và cụ thể hơn.

Sau RFP, công ty có thể được liên hệ với RFQ hoặc Yêu cầu báo giá để chia nhỏ dự án thành các cấu trúc chi phí và sản phẩm cụ thể.

Các phương pháp hay nhất cho tài liệu RFI

Bạn càng suy nghĩ kỹ về tài liệu RFI của mình, bạn sẽ nhận được phản hồi có chất lượng tốt hơn. Thay vì tình cờ gửi email cho đại diện bán hàng và yêu cầu thông tin, việc tạo tài liệu RFI sẽ đảm bảo rằng bạn nhận được chính xác thông tin bạn cần. Trong tài liệu đó, hãy đảm bảo:

  • Hãy rõ ràng về thông tin bạn đang yêu cầu, theo cách sẽ giúp bạn dễ dàng xem xét tất cả các phản hồi mà bạn nhận được.
  • Hãy cụ thể về cách thức và thời điểm bạn muốn nhận được phản hồi của nhà cung cấp.
  • Hãy kết thúc mở để các nhà cung cấp có thể cung cấp thông tin mà họ cho là có liên quan, nhưng bạn có thể không biết để hỏi. Đó là những gì RFI rất tuyệt vời.
  • Hãy ngắn gọn và tôn trọng thời gian của nhà cung cấp.

RFI thường được trình bày dưới dạng PDF hoặc được đăng trên trang web để giúp nhà cung cấp dễ dàng đọc và phản hồi.

Yêu cầu Mẫu thông tin

Việc tạo RFI đầu tiên của bạn có thể rất khó. Bạn nên yêu cầu những gì? Thông tin nào mà nhà cung cấp cần biết? Để giúp trả lời những câu hỏi đó, hãy sử dụng mẫu đơn giản này để tận dụng tối đa quy trình RFI.

1. Tổng quan hoặc Tuyên bố về nhu cầu

Vạch ra mục tiêu và mục tiêu của bạn, cùng với một số thông tin chung về công ty của bạn. Phần này phải ngắn gọn và cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án của bạn cho những người không có thông tin cơ bản.

2. Bối cảnh về Tổ chức

Bao gồm thông tin bổ sung về tổ chức của bạn có thể giúp nhà cung cấp điều chỉnh phản ứng của họ cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể muốn đề cập đến bộ phận nào đang dẫn đầu dự án, khách hàng của bạn là ai và giá trị công ty của bạn là gì, cùng những thứ khác.

3. Chi tiết về những gì cần thiết

Bạn đang tìm cách giải quyết vấn đề gì? Bạn cần thông tin gì? Đây là nơi bạn có thể nêu chi tiết những gì bạn đang tìm kiếm. Bao gồm bất kỳ thông tin bổ sung nào mà nhà cung cấp có thể cần biết để phát triển phản hồi RFI kỹ lưỡng. Điều đó có thể bao gồm:

  • Bất kỳ kỹ năng và thông tin cần thiết nào mà người trả lời có thể cần để thành công
  • Tiến trình hoặc phạm vi chung
  • Bạn là gì không phải tìm kiếm

4. Thông tin về quy trình

Giải thích cách các bên quan tâm nên phản hồi với RFI. Đính kèm mẫu phản hồi nếu bạn có, phác thảo bất kỳ thời hạn nào và lưu ý nếu và khi nào bạn sẽ trả lời người trả lời sau khi các RFI đã được thu thập. Bạn có thể muốn đề cập đến bất kỳ tiêu chí đánh giá nào bạn sẽ sử dụng khi tạo danh sách rút gọn cho RFP.

3 RFI (Yêu cầu thông tin) Mẫu

Cần thêm cảm hứng? Đọc qua các ví dụ sau về RFI để có thêm ý tưởng về những gì cần đưa vào trong tài khoản của bạn. Ba RFI này đều đến từ các ngành khác nhau và có nhu cầu khác nhau, vì vậy chúng là một cái nhìn tổng quan về các tùy chọn có sẵn cho bạn.

1. NASA

Khi NASA ngừng hoạt động các bộ phận của tàu con thoi, họ muốn trưng bày chúng tại các viện bảo tàng hoặc các cơ sở giáo dục khác. Để đánh giá sự quan tâm và hiểu các lựa chọn tiềm năng cho một bộ phận sắp nghỉ hưu, họ đã mở một RFI. Đây là một mẫu của tài liệu:

“RFI này đang được sử dụng để thu thập nghiên cứu thị trường để NASA đưa ra quyết định liên quan đến việc phát triển các chiến lược bố trí Quỹ đạo tàu con thoi và Động cơ chính của tàu con thoi (SSME) để hiển thị công khai sau khi kết luận của SSP. NASA đang tìm kiếm thông tin từ các tổ chức giáo dục, bảo tàng khoa học và các tổ chức thích hợp khác về khả năng của cộng đồng trong việc mua và trưng bày Tàu con thoi trên quỹ đạo sau khi các phương tiện này ngừng hoạt động. “

Chúng tôi thích ví dụ RFI này vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan đơn giản về mục đích của RFI và phác thảo những gì NASA muốn học hỏi từ quá trình này.

2. Chính phủ Canada

Các trang web của chính phủ là một nơi tuyệt vời để tìm các ví dụ RFI vì chúng được yêu cầu công bố công khai tất cả các quy trình mua sắm. Ví dụ sau đây là từ RFI cho phần mềm lập kế hoạch tài chính.

Phần yêu cầu của RFI này là một ví dụ tuyệt vời về cách giải thích những gì bạn làm và không cần trong câu trả lời. Trong khi chính phủ Canada đang tìm kiếm phần mềm lập kế hoạch tài chính, họ sẽ giữ nhà cung cấp CRM và hồ dữ liệu của họ.

3. Đại học Ottawa

Ngoại trừ RFI sau, Đại học Ottawa đang tìm kiếm một giải pháp tích hợp ERP. Điểm độc đáo về RFI này là cách họ muốn nhận phản hồi. Thay vì thu thập các câu trả lời hoặc tài liệu bằng văn bản, U of O đang lên lịch cho các cuộc thảo luận chiến lược với các nhà cung cấp. Đây là một cách độc đáo để thu thập thông tin, nhưng hữu ích khi bạn chưa có đủ kiến ​​thức về lĩnh vực này để tập hợp một phạm vi công việc.

“Đại học Ottawa (Đại học) đang phát hành Yêu cầu thông tin (RFI) này để lên lịch thảo luận chiến lược (thông qua cuộc gọi hội nghị) từ các Nhà cung cấp quan tâm có kinh nghiệm trong Tích hợp ERP.

Mục đích của các cuộc thảo luận này là thu thập phản hồi từ các Nhà cung cấp để hỗ trợ Trường phát triển Phạm vi Công việc chính xác hơn và cách tiếp cận tổng thể cho một Yêu cầu Đề xuất (RFP) sắp tới cho các giải pháp Tích hợp ERP. ”

Yêu cầu thành công

Mỗi RFI sẽ là duy nhất cho tổ chức của bạn và thông tin bạn yêu cầu. Sử dụng mẫu ở trên làm hướng dẫn để tạo RFI sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc đánh giá các giải pháp tiềm năng.

Với thông tin phù hợp được gửi theo cách của bạn, tất cả những gì bạn cần làm là đọc lên! Bạn sẽ tìm được giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của nhóm mình.

mẫu rfp

Leave a Comment