Phiên đột phá là gì? [+ How To Plan Your Own]

Đã tham gia nhiều cuộc họp, tôi chắc chắn có thể nói rằng đôi khi tôi bị choáng ngợp. Trong khi thích thú với nội dung đang được thảo luận, tôi có thể cảm thấy mệt mỏi và mong muốn được nghỉ ngơi để giải tỏa tâm lý trước khi quay trở lại tiếp thu thông tin.

Tôi chắc chắn rằng tôi không đơn độc trong những cảm giác này, mà nhiều người trong chúng ta muốn tiếp thu tất cả những gì có thể trong khi vẫn có cơ hội tạm thời ngắt kết nối và để tâm trí của chúng ta lang thang.

Những gì chúng tôi đang tìm kiếm là một phiên họp đột phá, nơi những người chủ trì cuộc họp hiểu và đáp ứng nhu cầu nghỉ giải lao và đặc biệt dành thời gian cho họ. Bài đăng này sẽ giải thích phiên họp đột phá là gì, giải thích cách lập kế hoạch cho một phiên họp thành công và trình bày các ý tưởng mà bạn có thể kết hợp vào cuộc họp tiếp theo của mình.

Tải xuống tài nguyên miễn phí để thực hiện sự kiện tốt nhất của bạn. [Free Kit]

Các phiên họp này có cấu trúc ít hơn so với các phiên họp chung và thường cho phép người tham dự tham gia thay vì chỉ ngồi trong khán giả và lắng nghe. Trong khi các phiên này có thể liên quan đến nội dung cuộc họp tổng thể, chúng cũng có thể tập trung vào các chủ đề không liên quan.

Các phiên họp đột phá có thể xảy ra trong cả cuộc họp trực tiếp và cuộc họp ảo. Cái trước thường đưa người tham dự đến các khu vực khác nhau của một địa điểm hội nghị và cái sau sử dụng các chức năng phòng đột phá có nguồn gốc từ các công cụ hội nghị ảo. Các phiên này đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp ảo, nơi đã có một yếu tố ngắt kết nối tích hợp sẵn vì người tham dự đang ở các địa điểm tương ứng của họ.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số ý tưởng mà bạn có thể sử dụng để kết hợp các phiên thảo luận hấp dẫn vào các cuộc họp sắp tới của mình.

Ý tưởng phiên đột phá

Bạn có thể lên kế hoạch cho nhiều phiên đột phá khác nhau, chẳng hạn như những phiên liên quan trực tiếp đến nội dung cuộc họp và những phiên khác tập trung vào giải trí và liên quan đến việc những người tham dự chơi trò chơi với nhau.

Trò chuyện chớp nhoáng

Trò chuyện chớp nhoáng là một cách tuyệt vời để chia tay các buổi họp. Chúng ngắn nên mọi người có thể tham dự nhiều hơn một người và điều hành viên dành một khoảng thời gian nhất định để nói ngắn gọn về một chủ đề mà họ lựa chọn liên quan đến nội dung cuộc họp tổng thể.

Tuy nhiên, các cuộc trò chuyện chớp nhoáng cũng có thể được điều chỉnh để cho phép người điều hành trình bày về bất kỳ chủ đề nào mà họ đam mê, giúp những người tham dự hiểu thêm về nhau và để tâm trí của họ trôi đi nơi khác trước khi tập trung lại vào cuộc họp.

Mạng tốc độ

Các phiên đột phá về mạng tốc độ cho phép những người tham dự gặp gỡ nhau và thiết lập các kết nối chuyên nghiệp. Bạn có thể phân chia mọi người, đặt kỳ vọng và hướng dẫn người tham gia dành một khoảng thời gian nhất định để nói chuyện với một người và chuyển sang người khác sau khi hết thời gian.

Trò chơi

Trò chơi có thể giúp người tham gia thả lỏng và giảm căng thẳng, đặc biệt là khi họ tương tác và khuyến khích sự tương tác với những người khác. Các phiên họp này khác với các ý tưởng khác trong danh sách này vì chúng có thể ít liên quan đến nội dung cuộc họp hơn những phiên khác.

Trong các phiên trực tiếp, bạn có thể tổ chức các trò chơi lô tô, lập nhóm để mọi người giải câu đố hoặc thậm chí chơi đố chữ. Trò chơi ảo cũng có thể.

Phiên thiết lập mục tiêu

Các phiên thiết lập mục tiêu rất tuyệt vời vì chúng có thể khuyến khích người tham gia suy nghĩ sâu hơn về nội dung cuộc họp trong một không gian thoải mái, nơi họ có thể trò chuyện với những người khác và bày tỏ suy nghĩ của mình. Bạn có thể chỉ định một điều hành viên cho mỗi phòng chia sẻ và họ có thể bắt đầu cuộc trò chuyện về nội dung cuộc họp chung và khuyến khích người tham gia liên hệ nội dung với mong muốn của họ.

Ví dụ: giả sử cuộc họp lớn hơn của bạn tập trung vào việc giới thiệu quy trình làm việc mới cho toàn doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, những người tham dự các phiên này có thể đặt mục tiêu xoay quanh những gì họ muốn hoàn thành với chiến lược mới trong năm tới.

Hỏi tôi bất cứ điều gì (AMA) phiên

Các buổi AMA là một ý tưởng đột phá tuyệt vời, đặc biệt nếu bạn không có cơ hội trả lời câu hỏi của mọi người.

Những người tham gia có thể được tách thành các phòng và nhóm khác nhau và đặt câu hỏi hoặc bày tỏ suy nghĩ của họ về những gì đã xảy ra trong cuộc họp và một điều hành viên có kinh nghiệm có thể ở đó để trả lời họ.

Các hoạt động ngoài trời

Các hoạt động ngoài trời phù hợp nhất cho các cuộc họp trực tiếp, nơi các nhóm người tham gia có thể cùng nhau đi ra ngoài. Họ có thể ít tập trung vào nội dung hơn và liên quan đến một thứ gì đó giống như một cuộc săn lùng người nhặt rác, nhưng các buổi chia sẻ chung cũng có thể được tổ chức ngoài trời để mang đến cho người tham gia sự thay đổi về khung cảnh.

Tuy nhiên, việc sử dụng phiên ngoài trời trong một cuộc họp ảo có thể bao gồm việc khuyến khích người tham gia đăng xuất trong vài phút, ra ngoài và quay lại và kể cho cả nhóm nghe về điều gì đó họ đã thấy khi ở ngoài đó hoặc chia sẻ ảnh về một mục mà bạn đã yêu cầu họ tìm và xác định bên ngoài.

Mở phiên micrô

Microphone mở luôn thú vị và chúng có thể tuyệt vời để khuyến khích sự tham gia và mang đến cho người tham dự giây phút vui chơi và tìm hiểu về đồng nghiệp của họ. Các mic mở có thể xoay quanh nội dung cuộc họp, chẳng hạn như để các đại diện dịch vụ chia sẻ câu chuyện của khách hàng hoặc không liên quan và những người tham dự đứng lên và chia sẻ tài năng tiềm ẩn.

Thảo luận thả vào

Các cuộc thảo luận thả vào là một ý tưởng tuyệt vời vì bạn có thể lên lịch nhiều phiên khác nhau để người tham dự lựa chọn. Chúng cũng là một định dạng áp suất thấp để tham gia vào cuộc trò chuyện và kết nối mạng. Mọi người có thể điều hướng đến một phòng nơi có nội dung liên quan đến sở thích của họ và thậm chí bật lên đến nhiều phiên nếu họ không thể quyết định.

Mặc dù đây không phải là danh sách đầy đủ các ý tưởng, nhưng chúng chắc chắn có thể được sử dụng để tạo và thiết kế các phiên thảo luận hấp dẫn cho cuộc họp tiếp theo của bạn.

Ví dụ về phiên đột phá

Dưới đây, chúng tôi sẽ xem xét một số ví dụ thực tế về các phiên đột phá có thể đóng vai trò là nguồn cảm hứng bổ sung cho việc lập kế hoạch của bạn.

Trung tâm lãnh đạo tổ chức phi lợi nhuận

Trung tâm lãnh đạo tổ chức phi lợi nhuận là một tổ chức hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận khác. Nó tổ chức một hội nghị lãnh đạo hàng năm bao gồm nhiều phiên thảo luận do các nhà lãnh đạo trong ngành dẫn dắt mà những người tham dự có thể lựa chọn.

Một phiên đột phá từ hội nghị năm 2020 của họ, Cuộc trò chuyện dũng cảm: Hiểu & Đối mặt với thành kiến ​​vô thức với Margarita Sarmiento, đã thảo luận về cách tạo ra môi trường làm việc hòa nhập và tích cực cho tất cả mọi người. Phiên họp đột phá liên quan đến chủ đề bao trùm của hội nghị, trong đó tập trung vào việc lãnh đạo một cách can đảm.

Xây dựng dựa trên đà của chúng ta (BOOM)

Cao đẳng Mount Holyoke tổ chức một hội nghị đa dạng hàng năm có tên là Xây dựng trên đà phát triển của chúng ta, nơi các thành viên cộng đồng được khuyến khích tham dự các sự kiện và tìm hiểu về sự đa dạng, công bằng và hòa nhập vào các cuộc nói chuyện trực tiếp và nội dung được ghi lại.

Hội nghị BOOM năm 2021 kết hợp nhiều phiên thảo luận khác nhau để giúp những người tham dự tương tác với nội dung trong các nhóm nhỏ hơn và giải nén khỏi các chủ đề khó mà họ có thể đang tìm hiểu.

Một trong những buổi học, Thứ Ba Crafternoon: Zines, khuyến khích người tham dự sáng tạo và tạo ra một tạp chí đồng thời tìm hiểu về lịch sử và cách sử dụng của họ trong các cộng đồng bị thiệt thòi.

INBOUND

INBOUND là hội nghị tiếp thị hàng năm của HubSpot có nhiều cơ hội, bao gồm cả các phiên đột phá. Trong các phiên này, người tham dự có thể giải nén, tham gia sâu hơn vào nội dung và kết nối với những người tham gia khác.

Buổi gặp mặt: Người da đen tại INBOUND, một phiên đột phá INBOUND 2020, đã tạo ra một không gian an toàn cho những người tham dự Người da đen gặp gỡ các chuyên gia khác, mạng lưới và thảo luận về các chủ đề quan tâm.

Mẫu phiên đột phá

Với những lợi ích mà họ có thể mang lại, điều cần thiết là phải hiểu cách lập kế hoạch và dẫn dắt, một phiên đột phá thành công. Hãy xem qua một số mẹo.

1. Đặt các khung thời gian được chỉ định.

Vì các phiên đột phá là khoảng thời gian cụ thể giữa các phiên họp chính, điều quan trọng là phải đặt khung thời gian cụ thể mà chúng sẽ diễn ra. Ghi lại hoạt động của phiên, thời gian diễn ra và đặt mục tiêu bám sát lịch trình đó.

2. Đặt mục tiêu phiên.

Các phiên đột phá được thiết kế đặc biệt để người tham dự giảm tải là điều tuyệt vời, nhưng, bất kể ý định là gì, điều cần thiết là phải đặt mục tiêu, vì vậy người tham gia biết những gì mong đợi.

Có thể nó chỉ đơn giản là để kết nối và trò chuyện, nhưng nó cũng có thể là để vạch ra những mục tiêu cá nhân. Việc cho mọi người biết điều gì sẽ xảy ra giúp bạn đảm bảo rằng các phiên này luôn tập trung và những người tham dự có thể hoàn thành mọi thứ trong khung thời gian mong muốn.

3. Thiết kế chỗ ngồi để bổ sung cho định dạng đột phá.

Mẹo này liên quan nhiều hơn đến các phiên trực tiếp, nhưng vẫn cần thiết. Điều quan trọng là phải sắp xếp chỗ ngồi và thiết lập không gian họp bổ sung và tạo điều kiện thuận lợi cho ý định của phiên họp.

Ví dụ, một căn phòng chứa đầy bàn tròn sẽ không có lợi cho một phiên kết nối mạng tốc độ mà hai người đang thảo luận với nhau. Hiểu những gì bạn muốn người tham gia hoàn thành trong quá trình quyết định và thiết kế không gian họp cho phù hợp.

4. Sử dụng thiết bị chính xác.

Sử dụng thiết bị phù hợp có liên quan đến cả phiên đột nhập trực tiếp và ảo, vì bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có mọi thứ bạn cần trước thời hạn. Ví dụ: giả sử bạn đang dẫn đầu một trò chơi phiên đột phá. Trong trường hợp đó, bạn muốn đảm bảo rằng bạn có tất cả các tài liệu cần thiết để chạy phiên diễn ra suôn sẻ, giống như đủ phần cho tất cả người tham gia và hướng dẫn có thể in để tham khảo trong trò chơi.

Có thiết bị phù hợp cũng rất quan trọng vì những phiên này nhằm giúp mọi người giải tỏa tâm lý, vì vậy bạn không muốn để mọi người chờ đợi hoặc căng thẳng về những gì sắp xảy ra, đặc biệt là trong các sự kiện ảo.

Nhìn chung, các phiên họp đột phá là những khía cạnh có giá trị của các cuộc họp, cả ảo và trực tiếp. Chúng giúp người tham dự có cơ hội kết nối với những người tham gia khác, suy nghĩ sâu sắc về nội dung cuộc họp và nói chung là có những cuộc trò chuyện vui vẻ và hấp dẫn.

Hãy tận dụng các mẹo trong danh sách này khi lập kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo của bạn và bạn có thể sẽ nhận được phản hồi từ những người tham dự rằng các phiên họp hấp dẫn, thú vị và đã truyền cảm hứng cho họ tham dự sự kiện tiếp theo của bạn.

Tiếp thị sự kiện

Leave a Comment