RFQ so với RFP: Sự khác biệt là gì?

Bạn đã bao giờ mua một thứ gì đó trực tuyến, so sánh giá cả và đọc các bài đánh giá cho đến khi bạn biết mình đã đưa ra quyết định đúng đắn?

Điều đó tương tự như những gì các doanh nghiệp làm khi họ cần mua một thứ gì đó, ngoại trừ đó là một quy trình chính thức hơn một chút.

Trong thế giới kinh doanh, quy trình này bao gồm việc các nhà cung cấp hoặc công ty gửi RFP (yêu cầu đề xuất) hoặc RFQ (yêu cầu báo giá) để bạn có thể so sánh các sản phẩm và dịch vụ của họ.

Các tài liệu này giúp doanh nghiệp quyết định họ muốn mua hàng của nhà cung cấp nào. Nó tương tự như khi chúng ta, với tư cách là người tiêu dùng, mua sắm trực tuyến và xem giá cả và các bài đánh giá để so sánh, chẳng hạn như điện thoại mới.

Dưới đây, chúng tôi sẽ thảo luận mọi thứ bạn cần biết về RFQ – từ chúng là gì, đến cách viết một, đến cách nó khác với RFP.

Tải xuống ngay: Mẫu RFP miễn phí

Trong RFQ, bạn sẽ tìm thấy chi phí, điều khoản thanh toán và thông số hoặc chi tiết sản phẩm của nhà cung cấp. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng RFQ khi họ biết chính xác những gì họ đang tìm kiếm, ngân sách họ muốn chi tiêu và sẵn sàng mua hàng.

Nếu bạn biết loại tính năng bạn muốn xem, bạn định chọn nhà cung cấp dựa trên giá cả và bạn không cần gói dịch vụ hoặc hợp đồng được hỗ trợ, RFQ có thể phù hợp với bạn. Khi bạn có một loạt các RFQ, bạn có thể đánh giá đúng tất cả các giải pháp dựa trên giá cả một cách nhanh chóng.

Bây giờ, sự khác biệt giữa RFQ và RFP là gì?

Trong khi RFP cung cấp thông tin chi tiết hơn về chính dịch vụ, RFQ chủ yếu trả lời chi phí của nó. RFQ ngụ ý rằng đây là một giao dịch mua theo yêu cầu đơn giản, trái ngược với một dự án dài hạn sẽ có quy trình mua lâu hơn.

Vì vậy, bây giờ bạn có thể tự hỏi điều này trông như thế nào trong hành động. Chúng ta cùng xem lại bên dưới nhé.

1. Chuẩn bị

Là một công ty, nếu bạn muốn sử dụng RFQ, trước tiên bạn cần quyết định xem bạn muốn mở đấu thầu cho bất kỳ nhà cung cấp nào hay chọn một nhóm các nhà cung cấp được chọn.

Nếu bạn định gửi RFQ cho một số nhà cung cấp, bạn cần quyết định nhà cung cấp nào bạn muốn gửi mẫu RFQ. Bạn có thể đưa ra quyết định này dựa trên danh tiếng hoặc những người bạn đã làm việc trước đây.

Nếu bạn muốn đấu thầu mở cho tất cả các nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng phần mềm mua sắm để đơn giản hóa quy trình này – phần mềm này sẽ đăng tài liệu RFQ trên trang web của bạn, cho phép các nhà cung cấp tải lên, đặt câu hỏi, v.v. Ngoài ra, điều này sẽ giữ tất cả RFQ ở một nơi, dễ dàng xem xét và liên hệ với tất cả các nhà cung cấp mà bạn từ chối (sẽ tìm hiểu thêm về điều này sau).

Sau đó, bạn cần tạo tài liệu RFQ (xem mẫu bên dưới). Điều này sẽ nêu chi tiết một danh sách các yêu cầu, bao gồm danh sách các sản phẩm (tính năng bắt buộc), số lượng hoặc thời hạn, ngày giao hàng và các điều khoản thanh toán. Nếu bạn không sử dụng một mẫu tiêu chuẩn, thì các công ty có thể cung cấp cho bạn những thông tin khác nhau và bạn không thể so sánh quả táo với quả táo.

Ngoài ra, lý tưởng nhất là bạn đã bao gồm phần giới thiệu về công ty của mình, những gì bạn cần, thời hạn nộp và cách gửi. Giới thiệu vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết sẽ giúp người bán dễ dàng nhận ra liệu đây có phải là vấn đề phù hợp hay không.

Là một nhà cung cấp, khi đến lúc điền vào một RFQ, bạn cần phải xem mẫu đã được gửi cho bạn và bắt đầu thu thập tất cả thông tin. Những sản phẩm đó sẽ có giá bao nhiêu? Nó có đúng loại tiền tệ không? Bạn đã bao gồm thông tin liên hệ của bạn? Là một nhà cung cấp, công việc của bạn bây giờ đã xong, tất nhiên là trừ khi bạn được chọn.

2. Đánh giá

Bây giờ bạn đã gửi các tài liệu RFQ của mình đến danh sách các nhà cung cấp, đã đến lúc bạn phải đợi đến thời hạn cuối cùng. Khi bạn bắt đầu nhận lại các RFQ, bạn có thể xem lại chúng. Công ty nào cung cấp cho bạn giá tốt nhất? Công ty nào có thể cung cấp tất cả các sản phẩm / dịch vụ mà bạn cần?

Quá trình này sẽ dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng một mẫu chuẩn và yêu cầu mọi người cung cấp cùng một thông tin. Nếu điều này đã được nghĩ ra và bạn đã bao gồm tất cả các chi tiết bạn cần trong mẫu, thì quá trình này sẽ nhanh chóng.

3. Chọn và Đóng

Sau khi quyết định, bạn có thể gửi email cho mọi người về quyết định hoặc sử dụng phần mềm được đề cập ở trên để gửi thông báo và cảnh báo các nhà cung cấp đã gửi RFQ.

Cách tốt nhất là chờ thông báo cho các nhà cung cấp không được chọn cho đến khi nhà cung cấp bạn đã chọn ký hợp đồng và giao dịch kết thúc.

Khi bạn cho nhà cung cấp biết họ không được chọn, hãy cảm ơn họ đã dành thời gian. Điều quan trọng là khi bạn chọn một nhà cung cấp, bạn không đốt cháy cầu nối với các nhà cung cấp khác vì bạn có thể cần sử dụng chúng trong tương lai.

Mẫu RFQ

Dưới đây là danh sách thông tin mà bạn có thể yêu cầu trong RFQ. Bạn có thể tách tài liệu thành thông tin người mua, thông tin người bán và xem xét và đánh giá.

Thông tin người mua

  • Tên công ty
  • Mô tả công ty
  • Chi tiết sản phẩm và mục tiêu
  • Thông tin liên hệ – tên, chức danh, điện thoại, email của nhân viên đầu mối

Thông tin người bán

  • Chi tiết sản phẩm – tên và thông số kỹ thuật
  • Chất lượng sản phẩm
  • Yêu cầu giao hàng
  • Giá sản phẩm

Xem xét và đánh giá

  • Phương pháp đánh giá
  • Mốc thời gian
  • Các điều khoản và điều kiện
  • Yêu cầu và hướng dẫn đệ trình

Nếu công ty của bạn đang quyết định giữa nhiều nhà cung cấp, bạn biết mình muốn gì và về cơ bản nó sẽ giảm giá, RFQ có thể là con đường phù hợp.

mẫu rfp

Leave a Comment